采购申请是请求和授权组织内的一个部门购买产品和服务的一个流程。它包含了要购买的产品或服务的描述及数量，需要的到货时间、帐号以及采购部门获批用于采购产品或服务的经费数目。

　　作为组织机构内部财务控制的一部分，会计部门负责按照一个采购申请流程，来管理所有产品和服务的采购申请。这些请求会形成文档，依次经过组织机构的各级批准，然后送给会计部门。

　　组织机构实现采购申请流程时所面临的挑战
 
　　组织机构可以创建一个采购申请流程来帮助管理所有的采购申请，但是，为了能够控制开销，并符合所在地区严格的会计政策，这一流程需要在整个机构内实施。然而，那些不经常进行产品和服务采购的请求者，几乎不知道如何采购他们需要的东西，也不清楚公司现在有哪些政策需要遵守，有哪些预算和花费限制，也缺乏对流程和会计要求的理解。另外，如果试图强制实行严格的采购申请流程或规则，不可避免将导致这些过程都被牵涉其中，但是，没有正式文档的临时性的花费，仍然是组织内的一个企业文化问题。

　　此外，一个手工的，使用纸质文档的流程是非常费力的：申请者需要手工打字，重新键入，记入日志，验证生效，发送到各个部门，然后保存起来。这样的流程不但效率低下，并且容易犯错，对于使用者和管理者来说都很麻烦。由于数据分散在各个系统中，要想获取相关信息，使用者要浪费不少时间，并导致缓慢的申请周期。人工通知，跟踪，和报告都会造成效率低下，也会导致采购工作周期的失去有效控制。

　　一个真正全面的采购申请流程，应该具有以下特性：

• 　　对所有类型的花费，有一个简单，统一的申请流程
• 　　所有人和系统都在相同的平台之上，从而实现有效合作
• 　　负责所有类型的供应来源和流程
• 　　采购申请流程要和采购系统集成起来
• 　　使用简单，适合不同阶段，不同场景
• 　　用户可以看到采购政策并采用
• 　　需要考虑未来采购的长期规划
• 　　每项采购的财务结果清晰可见
• 　　具有可扩展性，能满足组织未来的发展需要

　　一个好的解决方案应该能够降低一个纷复繁杂的采购方案的复杂性，采用一种简单灵活的表现形式，并确保组织采购和授权政策的合规。这个系统应该能获取实时的数据，并让所有牵涉的人都在同一平台上实现有效合作。

　　采购申请流程自动化的好处

　　组织结构可以实现采购申请流程的自动化，从而大幅度的降低管理成本，更好的管理厂商支付。如果申请流程是建立在一个业务流程管理平台之上，组织机构可以很容易的将其ERP及其他核心业务系统同自动化的采购申请流程集成在一起。于是乎，组织机构可以缩短批准周期，降低管理开销，在保持合乎规定的同时，有效的控制和加速申请过程。

• 　　采购过程流水线化，提高效率和生产力
• 　　系统具有可扩展行，能适应突发的采购增长
• 　　排除人工处理，将流程错误降低最低
• 　　实时通知相关人员，缩短批准周期，提高KPI和SLA水平
• 　　对流程监视，调整，实现最优化
• 　　符合所有企业和政府的政策
• 　　消除人工干预，提高数据的准确程度
• 　　可以和现有的以及遗留应用进行集成
• 　　根据流程的前后顺序，通知相关操作人员，确保流水化作
• 　　降低管理和运送费用
• 　　确保文档的准确性，安全性和可靠性
• 　　用户的权限管理

　　构建于一个好的BPM产品之上的解决方案将会最小化管理成本，并实现流程的全部自动化。所有利益相关者都使用同一个平台，并使这个流程对每个人都可见，那么，批准时间就可以大大缩短。BPM解决方案将会有效地推进购买策略的实施，从而可以削减所采购货物和服务的成本。

　　这个解决方案不仅能解决当前的需要，并且能支持在政策，文档类型，用户和连接系统等各个方面的改变，如果要采用多个当前的标准，这个方案也很容易实现。