系统对BPM的需求越来越多，要求其有效地模仿当前的流程，发生异常时，这些流程在运行中可能作出改变。总之，系统要响应临时需求。

　　Jacobs工程组最近部署了一个重要的BPM工作流系统，来管理一项与价值十亿以上的水处理基建项目相关的合同。该系统是自动化沟通和管理超复杂现代化BPM寻求成功的例子。

　　水处理工程组需要处理与基建项目相关的成千上万的文件。2007年，该工程组部署了Interneer Intellect（来自美国加州的Interneer公司的产品）来管理和标准化与合同相关的书面材料的流程。许多BPM 深植于一文档为核心的工作中，这些领域继而成为BPM 生长的温床。节省开支是必不可少的。

　　Jacobs工程项目经理Anthony Pooley表示：“我们估计系统每年在管理费用上将节省25万美元，这大大减少了人力资源和错误传达，每个人都可以专注于自己的工作。”

　　组织开始一个项目的时候，所有书面材料都由Excel表格来管理，这非常棘手。文档丢失了，流程失败了，随即而来的就是指责。现在13个流程统一在线管理，300个雇员定期登陆，上传最新的合同、图纸和报告。

　　“你也可以定义流程并进行管理。用户进行工作部署，系统告诉他们做什么。每个人都知道流程中的下一步。由于我们完成了信息流的跟踪，工作变得更加有效率。”

　　管理工作流的过程中最大的挑战之一就是逐渐产生的变化，在Jacob的案例中，系统中的基础流程定义十分严格。但是不同的团队管理不同的可同。

　　Pooley表示他们之所以选择Interneer Intellect是因为它对于组织管理不同的内容来执行相同的业务流程更加容易。他解释道：“在一些模型中，我们允许用户重新指派任务，同样，我们也保留管理权限。如果有人去度假了，我们可以再将其指派给其他人。”