Mark Calabro一直想要成为音乐产业的一份子。在他20多岁的时候他的梦想成真了，他开始为一家黑胶唱片公司工作。在10年的职业生涯中，他做过了从销售到生产监督的一切工作。当这家公司关门大吉时，Calabro面临两种选择：开始新的职业生涯，或者开办自己的公司。

Calabro选择了第二条道路，现在他开办了自己的16 kHz。这家奥克兰的制造公司与不同的供应商合作，制作黑胶唱片并印制唱片外套。但是由于只用一个电子表格来跟踪工作流，事情并不能一直很顺。

“我们有一个非常好的Excel文件，上面有各种计算字段，很有用，” Calabro说：“但是，Excel文件很容易坏，如果有一堆人用它，可能有些不该删的东西会被删掉。”

寻找灵感

在上一份工作中，除了Excel和Saleforce以外，Calabro还利用问题跟踪软件管理工作流和客户。考虑到自己利用软件支撑员工远程协作的经验，Calabro知道他需要类似的东西来让16 kHz达到超级明星的水平。

Calabro并没有广泛的同行关系网来获得建议，所以他很大程度上依靠试验和错误来选择最合适的工作流软件。“我不知道自己究竟需要什么，”他说：“我只是在寻找的过程中了解到自己的需要。”

这一寻找的过程利用了许多软件供应商提供的30天免费使用。在此期间，Calabro迅速意识到他需要基于云的软件，而且应该是通过浏览器就能使用的，这样就不需要安装软件或跟不同操作系统打交道了。还有，Calabro不是程序员，因此工具必须易于使用。

“我把那些不同的软件都试了一遍，发现它们大部分都是相似的，”Calabro指出：“我们把这些全都毙掉了。”尽管如此，最后Comindware进入了他们的法眼。决策首先是基于Comindware可以简化自定义工作流的过程，而且它是基于任务的系统。

Comindware的预设计工作区

步入正轨

正如乐队练习演奏新歌的过程一样，这里也会有一点学习曲线，但是工作流管理软件的总体实施过程还是比较顺利的。“我们必须尽职调查，从头开始开发工作流，确保特定重复发生的任务分配给正确的团队成员，” Calabro说。

刚开始的时候， “进展缓慢”，不过一旦摸清楚了门道，Calabro就可以在几个小时内建立起一个项目的工作流。“这个过程就是在折腾中进步，”他说：“你从简单的东西做起，然后逐步意识到工作流可以在技术和复杂性方面提高到什么程度。”

回顾工作流管理软件的选择与实施过程，Calabro的做法并没有太多的不一样。他唯一改过的地方是Comindware的某个功能。工作流设置好了以后，其工作方式可以让员工通过电子邮件完成很多工作。尽管在某些情况下这样很好，但Calabro更喜欢让自己的员工在软件内部完成所有的事情。

总而言之，Calabro感觉自己终于选到了一个可以让他做一切想做和需要做的事情的工作流软件。实际上，该工具甚至让他有了胜过其他提供类似服务的公司的手段。跟其他竞争对手不一样的是，16kHz的团队有能力生成报表，更紧密地跟踪项目动态。