确保协作性会议中的每个人的声音都被听到是一项挑战，但好的服务商则可以确保这一事件的发生。

举办高效的、协作的会议最关键的量，确保每个人在发表他们的见解时能感到重视感。团队之内必须相信他们的思想、他们的观点是重要的，而有分歧的建议也将得到重用。

举办和促进协作会议的有几条原则。这将有所不同，根据不同的会议类型，参加人数的不同，需要做一些正式的或紧急的决策，以及一些逻辑上的决策。拥有一份准备好的日程，并提前共享给所有人，这将有助于会议的顺利进行。

日程上应该清楚地标明不同的主要需要多长时间。把这些列个时间会更好，但还有一个“停车场”区域，标记出需要深入探讨的主题，或后续行为，或做决定之前需要的会议。

促进者必须确保所有声音都能被听到。会议上有些人相比其它要安静许多，几乎没声音，往往这些人的建议就会被忽略。也许许多时候他们认为他们没有足够的能力在团队面前发言；然而，一个好的促进者将会确保所有人都不会对所参加的会议发言感到恐惧。

当具有远程参与者的会议时，确保所有人的声音都被听到，可能是个挑战。促进者一定要小心不能忽略或忘记那些被召参加协作会议的人。参加电话会议的人也处于不利的位置，因为他们看到会议室中其它的的肢体语言，或看不到赞助者的白板讨论。对这一缺陷补救的方法是让远程参与在会议室中有一个亲密的伙伴，他可通过即时消息与远程人员沟通他们看到的重点。

会议期间，促进都有几种方法可以加强协作，但如果所有人都信任并尊重对方的话，那么协作会议就会召开的很自然。